SURAT

A.    PENGERTIAN SURAT

       Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.

B.     JENIS SURAT

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas beberapa jenis, yakni sebagai berikut :

1.      Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga, perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya.

2.      Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. Contohnya surat lamaran kerja, surat permohonan izin membangun, surat izin masuk kantor, surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih.

3.      Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan.

4.      Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan. Menurut Soedjito dan Solchan, surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

5.      Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah. Menurut Sudarsa, surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

C.  FUNGSI SURAT

1)      Surat sebagai alat komunikasi

Surat merupakan salah satu alat komunikasi, yang dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulis kepada pembaca / penerimanya. Sebagai alat komunikasi, surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Hal tersebut berarti, surat juga dapat dibalas sebagai timbal balik (feedback) dan surat juga dapat dibuat / ditujukan kepada lebih dari satu orang.

2)      Surat sebagai wakil penulis

Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

3)      Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka atau tidak berhadapan secara langsung. Jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat juga dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

4)      Surat sebagai bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu dikemudian hari, surat dapat dijadikan sebagai acuan. Misalnya pada surat – surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan / diarsipkan untuk kepentingan – kepentingan lain dikemudian hari.

C.     BENTUK SURAT

Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola atau patron surat yang ditentukan oleh atak (layout) bagian-bagian surat. Seluruh surat berperihal harus ditulis dengan menggunakan 3 (tiga) bentuk utama, yaitu :

1. Bentuk resmi Indonesia (official style).
2. Bentuk lurus (block style).
3. Bentuk bertakuk (indent style).
Ketiga bentuk utama diatas masing-masing mempunyai variasi bentuk, yaitu :
1. Bentuk resmi Indonesia.
2. Bentuk lurus penuh.
3. Bentuk lurus.
4. Bentuk setengah lurus.
5. Bentuk lekuk.
6. Bentuk alenia menggantung.

1. Bentuk resmi Indonesia.

 keterangan:
1. Kepala surat. Nomor.
2. Tanggal bulan dan tahun.
3. Nama dan alamat yang dituju.
4. Salam pembuka. Tubuh surat
5. Salam penutup.
6. Jabatan pengirim surat.
7. Nama pengirim.
8. Tembusan.

 2. Bentuk lurus penuh.

Surat yang berbentuk lurus penuh ini disusun dengan aturan, yaitu semua bagian yang terdapat dalam surat selain kop surat. Seluruhnya diketik mulai dari margin kiri.

3. Bentuk lurus.       

Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kanan.

4. Bentuk setengah lurus.

Surat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan, semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama, batas – batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.

5. Bentuk lekuk.

Bentuk Lekuk dan gerigi pada dasarnya tidak terlalu berbeda dengan bentuk setengah lurus. Yang membedakannya hanya pada pengetikan alamat dalam yang setiap barisnya lebih menjorok ke dalam.

.       PENGGOLONGAN SURAT

Surat sangat beraneka ragam, dibedakan menurut wujud, jenis, nama dan sifatnya.

. 1. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya.

a. Surat Bersampul.

Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta sampul/amplopnya.
b. Kartu Pos.

Kartu pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm.
c. Warkat Pos.

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan surat.
d. Telegram dan Telex.

Telegram adalah tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh. Telex berasal dari kata telegrafer exchange yang berarti pertukaran berita.

e. Memo dan Nota.

Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi.
f. Surat Tanda Bukti.

Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal.

Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya.

a. Surat pribadi.

Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi. Surat pribadi dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Surat pribadi yang isinya bersifat pribadi, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau kepada kerabat/keluarga.

2. Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi.

b. Surat Pemerintah.

Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansim pemerintah.

c. Surat Bisnis.

Surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli.

d. Surat Sosial.

Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan.

FUNGSI SURAT DALAM KEHIDUPAN MASYARAKAT

ž  Surat sebagai alat komunikasi tertulis.

ž  Surat sebagai alat bukti otentik.

ž  Surat sebagai alat pengingat.

ž  Surat sebagai pedoman untuk bertindak.

ž  Surat sebagai keterangan keamanan.

ž  Surat sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan.

Surat sebagai duta/wakil organisasi.